Cómo pasar tus clientes y sus perros desde el programa actual (o el cuaderno) sin perder nada

Cuando un centro decide no cambiar de programa casi nunca es por el programa. Es por el histórico: qué perro es de quién, que Toby no soporta el secador, que a la familia de la calle Mayor hay que darle cita para los tres seguidos. La sensación de que cambiar es empezar de cero con cuatrocientos clientes y seiscientos perros.

No lo es. Cambiar de programa es un archivo que sale de un sitio y entra en otro, más una tarde apuntando lo que ningún archivo lleva: cómo se porta cada perro. Esta guía va de las dos cosas.

Paso 1: sacar tus clientes de donde están

Si usas un programa de agenda, tiene en su panel una opción para exportar la lista de clientes a un archivo CSV, una hoja de cálculo sencilla. Suele estar en Clientes o en Ajustes. Si no la encuentras, pídesela a su soporte: los datos son tuyos, no del proveedor. Lo que suele venir: nombre, teléfono, email y a veces notas. Lo que casi nunca viene: las mascotas como fichas aparte.

Si llevas a tus clientes en la agenda del teléfono o en un cuaderno, se traen igual: el panel de ClaudIA te da las instrucciones exactas para exportar los contactos de Android o de iPhone, y el cuaderno se pasa a mano el día que menos citas tengas.

Paso 2: subir el archivo y marcar quién es cliente

En el panel, en Clientes, subes el archivo. Todo entra desmarcado y tú marcas a quienes son clientes: en tu agenda también están el veterinario de al lado, el banco y el proveedor de champú, y si entran te ensucian la lista y los informes. Hay un buscador para ir rápido. Diez minutos.

Paso 3: los perros

Aquí está la diferencia con cualquier otro negocio: el cliente es el dueño, pero la cita es del perro. Cada cliente tiene su ficha con sus mascotas —nombre, raza o mezcla, tamaño, tipo de manto y cómo se porta— y eso no viene en ningún archivo exportado, o viene mezclado en una nota.

No hace falta hacerlo todo el primer día. ClaudIA pregunta lo básico al reservar (raza, tamaño, manto, si viene con nudos) y lo deja escrito; el resto lo añade tu equipo la primera vez que cada perro vuelve. En un mes tienes la ficha de todos los que vienen de verdad, que son los que importan, y sin haber tecleado una tarde entera.

Lo que sí conviene pasar a mano el primer día son las notas de manejo de los perros difíciles: «no le gusta el secador», «bozal para las uñas», «mejor si el dueño espera fuera». Son pocas y son las que evitan un mal rato.

Los repetidos, y por qué importa la clave

Un cliente que ya te había escrito por WhatsApp tiene ya una ficha. Lo normal es deduplicar por teléfono, el dato que WhatsApp usa; ClaudIA te deja elegir la clave y te enseña qué fichas se van a unir antes de tocar nada. Y una familia con dos y tres perros en un mismo teléfono no es un duplicado: es un cliente con varias mascotas.

Lo que se pasa a mano, y cómo hacerlo rápido

Las citas futuras se vuelven a dar de alta: media hora con la agenda de la semana delante. Los bonos de baños vivos se dan de alta a mano con los baños que queden. Y el «toca baño» empieza a contar desde la primera cita que se atienda en ClaudIA: si quieres que avise antes a los de siempre, apunta la fecha del último baño en la ficha y listo.

Lo que la ley pide, y el programa hace solo

A quien traes de la agenda o de otro programa no le has pedido permiso para mandarle promociones. Por eso, a quien llega por importación, ClaudIA no le manda ninguna comunicación comercial —ni campañas, ni «toca baño», ni avisos de puntos— hasta que esa persona te escriba o le crees una cita. Los recordatorios de sus citas sí le llegan, porque eso es atender, no vender.

Y la prueba de que un programa respeta tus datos no es cómo los trae: es cómo los deja salir. Desde tu panel te descargas la cartera y la agenda entera, sin permanencia y sin estar al corriente de pago. Cambiar de programa no es empezar de cero: es un archivo que sale y entra, y una tarde apuntando quién muerde.

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